Elefantenpost

Das zentrale Backoffice der Vietors Apotheken

Die Kraft aus dem Hintergrund

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In fast jedem Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die nahezu unbemerkt den Laden zusammenhalten, weil sie eher im Hintergrund arbeiten. Als Kunde bekommen Sie diese Menschen selten zu Gesicht, was allerdings keinesfalls bedeutet, dass sie nicht ebenso wichtig sind wie die Kolleginnen und Kollegen im Verkauf und der Beratung. Zwei dieser Mitarbeiterinnen möchten wir Ihnen hier vorstellen. Sie betreiben bei Vietors Apotheken das sogenannte zentrale Backoffice und sind maßgeblich mitverantwortlich für die reibungslosen Abläufe in allen 4 Filialen.


Zu den Hauptaufgaben des ZBO gehören die Beschaffung und Disposition von Waren und Medikamenten sowie die Verwaltung und Organisation des Warenbestandes. Diese Aufgabe ist in der Tat komplexer und vielfältiger, als es sich zunächst anhören mag.

3-mal täglich, an 6 Tagen in der Woche, werden die aus allen 4 Apotheken einlaufenden Kundenbestellungen abgewickelt. Dank eingespielter und schneller Lieferketten ist es uns möglich, auch Artikel, die gerade nicht bei uns lagernd sind, in kürzester Zeit für unsere Kunden zu besorgen. Oft gelingt dies auch bei schwierig zu beschaffender Ware innerhalb weniger Stunden.

Zu den Aufgaben des Backoffice gehört weiterhin eine möglichst optimale Lagerhaltung. Durch ständigen intensiven Austausch mit den Mitarbeitern im Verkauf und die aufmerksame Beobachtung der Nachfrage und Warenabgänge in den Filialen sorgt das Backoffice dafür, daß beispielsweise auch Artikel, die gerade stark nachgefragt sind, ausreichend an Lager genommen werden.

Saisonale Schwankungen wie z. B. zur Allergiezeit müssen dabei ebenso berücksichtigt und eingeplant werden, wie aktuelle Entwicklungen beispielsweise bei Erkältungs- oder Grippewellen.

Schließlich hat das Backoffice auch noch darauf zu achten, dass alle gelagerten Artikel über ein ausreichendes Verfallsdatum verfügen. Um dies zu gewährleisten, liegt bei Vietors Apotheken keine Ware länger als 120 Tage auf Lager. „Ladenhüter“ werden danach aussortiert.

Als ob all das nicht bereits genug wäre, müssen unsere Backoffice-Mitarbeiterinnen dann auch noch Ausnahmesituationen meistern, wie sie zuletzt im Rahmen der COVID-Pandemie entstanden sind.
So war die schnelle Beschaffung von FFP2-Masken eine grosse Herausforderung. Dank eingehender und gründlicher Recherchen gelang es unseren Mitarbeiterinnen, zuverlässige und schnelle Lieferanten für die stark gefragten Masken zu finden und die begehrte Ware in ausreichender Menge zu beschaffen. Das war in der Tat ein kleines Kunststück, ebenso wie die ständige Beschaffung der Einmal-Masken in der Zeit davor.

Man braucht kaum zu erwähnen, dass sich diese Aufgaben nur mit viel Erfahrung und Kompetenz bewältigen lassen und wir sind froh, an dieser Stelle zwei Mitarbeiterinnen zu haben, auf die wir uns stets verlassen können.

Leiterin des zentralen Backoffice ist Frau Zari Sindory, Frau Arzu Elmas unterstützt sie in Ihrer Aufgabe. Frau Elmas ist PKA in der Elefanten Apotheke in Lülsdorf und kümmert sich um den täglichen Wareneingang.

Zari Sindory
Zari SindoryLeitung zentrales Backoffice
Arzu Elmas
Arzu ElmasPKA in Lülsdorf, Backoffice

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